Zasady przyjęcia osób do domów pomocy społecznej określają przepisy ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 2019 poz. 1507).

Osoba wymagająca całodobowej opieki może ubiegać się o przyjęcie do domu pomocy społecznej w razie niemożności zapewnienia usług opiekuńczych przez rodzinę lub gminę w miejscu zamieszkania. Procedura umieszczenia w domu pomocy społecznej może być również podjęta z urzędu (np. na wniosek pracownika socjalnego zajmującego się danym środowiskiem ), a także na wniosek innej osoby (np. rodziny, opiekuna, przedstawiciela ustawowego, lekarza, etc.), która stwierdzi, że dana osoba potrzebuje pomocy.

W skrócie powyższa procedura przedstawia się następująco: Osoba zainteresowana umieszczeniem w domu pomocy społecznej, zgłasza ten fakt w swojej gminie w właściwym miejscowo Ośrodku Pomocy Społecznej. Ośrodek Pomocy Społecznej bada sytuację, wysyła pracownika socjalnego który przeprowadza wywiad środowiskowy i po zebraniu stosownej dokumentacji, wydaje decyzję o skierowaniu i ponoszeniu odpłatności za pobyt w domu pomocy społecznej. Pobyt w domu pomocy społecznej jest odpłatny do wysokości średniego miesięcznego kosztu utrzymania. Po otrzymaniu powyższej decyzji wraz z dokumentacją starosta powiatu, na terenie którego usytuowany jest DPS, wydaje decyzję o umieszczeniu w domu pomocy społecznej lub w przypadku braku wolnych miejsc powiadamia pisemnie o wpisaniu na listę osób oczekujących oraz o przewidywanym terminie przyjęcia do DPS. Z chwilą zwolnienia się miejsca w DPS osoba jest zawiadamiana o możliwości przyjęcia i we współpracy z pracownikiem socjalnych DPS określany jest termin i konkretne szczegóły dotyczące przyjęcia do domu pomocy społecznej.

Zgodnie z przepisami ustawy o pomocy społecznej obowiązani do wnoszenia opłaty za pobyt w domu pomocy społecznej są w kolejności:

1. mieszkaniec domu, nie więcej jednak niż 70% swojego dochodu, a w przypadku osób małoletnich  przedstawiciel ustawowy z dochodów dziecka, nie więcej niż 70% tego dochodu;
2. małżonek, zstępni przed wstępnymi;
3. gmina, z której osoba została skierowana do domu pomocy społecznej - w wysokości różnicy między średnim kosztem utrzymania w domu pomocy społecznej a opłatami wnoszonymi przez osoby, o których mowa w pkt 1 i 2.  przy czym osoby i gmina określone w pkt 2 i 3 nie mają obowiązku wnoszenia opłat, jeżeli mieszkaniec domu  ponosi pełną odpłatność.

Opłatę za pobyt w domu pomocy społecznej mogą wnosić osoby nie wymienione w ust. 2.

Wymagane dokumenty, które muszą być dostarczone przez osobę zainteresowaną, to między innymi:

- Pisemny wniosek, zawierający zgodę osoby na umieszczenie w placówce (jej przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego)
- Orzeczenie o niepełnosprawności
- Decyzja organu emerytalno-rentowego, ustalającego wysokość emerytury lub renty.
- Decyzja o przyznaniu zasiłku pielęgnacyjnego.
- Pisemna zgoda osoby ubiegającej się (jej przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego) na ponoszenie opłaty za pobyt w domu pomocy społecznej i potrącanie odpowiedniej kwoty na ten cel.
- Zaświadczenie o stanie zdrowia. - W przypadku osób objętych obowiązkiem szkolnym, Orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.
- W przypadku umieszczenia osób ubezwłasnowolnionych: postanowienie sądu o ubezwłasnowolnieniu ustanowieniu opiekuna lub kuratora, oraz zgoda sądu na umieszczenie w DPS.